Odpovede na často kladené otázky
         

Číslo otázky:
301   Dátum:   15. 12. 2016
Otázka:Ročná uzávierka - prechod z roku 2016 do 2017 v systéme MRP K/S
 Odpoveď:

UPOZORNENIE: Ročný prevod je nevratná operácia, pri ktorej dochádza aj k mazaniu dát !Pred vykonaním ročnej uzávierky (pri prechode do nového roku) je potrebné urobiť zálohu dát cez menu Údržba - Zálohovanie dát do adresára - tlačítko Zálohovať) na pevný disk a následne napáliť na CD.

 

Skôr ako sa rozhodnete spraviť prechod zo starého roku:

  • skontrolujte, či máte odzálohované dáta a spustite kontroly kliknutím na tlačítko Kontroly.
     
  • Zaúčtujte:
    • bankové výpisy zo starého roku
    • zaúčtujte kurzové rozdiely k 31.12. starého roku.
       
  • Skontrolujte Saldokonto s účtom 311 a 321.
     
  • Vytvorte si zálohu údajov.

POSTUP PRE VYKONANIE ROČNÉHO PREVODU

  1. Vytvorenie kópie firmy

Zvoľte v menu Nastavenie - Voľba firmy (CTRL+F). V okne Voľba a definícia firiem sa nastavte na tú firmu, v ktorej ste účtovali rok 2016. Zvoľte tlačítko Skopírovať - vytvorí sa nová firma (rok), do ktorej sa prenesú všetky zápisy, faktúry, skladové pohyby atď. z firmy roku 2016.

Označte túto novopridanú firmu (rok) ako rok 2017. Otvorte ju cez tlačítko Otvoriť firmu.

 

  1. Uzávierka účtovnej časti

2.1. Postup:

V Účtovnom denníku - Funkcie - Ročný prevod zvoľte z ponuky možnosť Ročný prevod. V parametroch ročného prevodu zadajte dátum ročnej uzávierky 31.12.2016 a potvrďte spustenie prevodu tlačítkom OK.

 

    • Faktúry, pohľadávky, záväzky, zápočty

      Pokiaľ ste v parametroch zvolili zmazanie, dôjde k zmazaniu zaplatených faktúr, pohľadávok, záväzkov, zápočtov.
      Podmienky pre vymazanie faktúr, pohľadávok, záväzkov pri uzávierke sú nasledovné:
       
      • Faktúra musí byť zaplatená k dátumu uzávierky ako v tuzemskej mene, tak v príslušnej cudzej mene (ak je v cudzej mene vystavená).
         
      • Pokiaľ je faktúra vystavená z predfaktúry, musí byť predfaktúra aj všetky prípadné ďalšie zálohové daňové doklady vzniknuté z jednej predfaktúry plne uhradené.
         
      • Pokiaľ je faktúra zahrnutá do zápočtu, musí byť zápočet uzavretý - všetky doklady v zápočte musia byť plne uhradené.
         
      • V prípade Jednoduchého účtovníctva je naviac podmienka pre vymazanie predfaktúr: pokiaľ je predfaktúra uhradená k dátumu uzávierky a v denníku sa nachádzajú zaúčtované úhrady predfaktúry a doposiaľ z predfaktúry nevznikol žiadny daňový doklad, nebude pri uzávierke zmazaná.
      • Zápočty budú zmazané len ak sú označené ako Potvrdené alebo Jednostranné a všetky doklady v zápočte k dátumu uzávierky sú zaplatené.


         
    • Pokladňa

      Pokiaľ zvolíte zatvorenie pokladne, zavrú sa VŠETKY pokladne. V Zozname pokladní bude nastavenie počiatočných stavov podľa zostatku k dátumu uzávierky. Pokiaľ zatvorenie nezvolíte, je možné individuálne zavrieť pokladne v module Pokladňa - Funkcie - Uzávierka pokladne.

       
    • Denník (Podvojné účtovníctvo)

      V denníku sa zrušia všetky zápisy do dátumu uzávierky. Zostanú len skupiny zápisov obsahujúce účtovanie na saldokontné účty (Funkcie - Účtovná osnova - editácia (Ctrl+Enter) - Saldokontné), u ktorých sa v rámci danej skupiny zápisov nerovnajú obraty na stranách MD a DAL. Ďalej zostanú skupiny zápisov s účtovaním tých faktúr, pohľadávok, záväzkov, ktoré neboli pri uzávierke vymazané. Účtovné zápisy, ktoré zostávajú po uzávierke v denníku, majú v čísle zápisu uvedené "ARCH." - archívne. Program s nimi bude pracovať len pri kontrole saldo konta a nebude ich zahrňovať do výpisov hlavnej knihy, predvahy, nepracuje sa s nimi k zisteniu stavov účtov a pod.
       
    • Denník (Jednoduché účtovníctvo)

      V denníku po uzávierke zostanú zaúčtované úhrady predfaktúr, z ktorých doposiaľ nevznikol daňový doklad. Zápisy budú označené v čísle príznakom ARCH. Dôvodom je nutnosť poznať spôsob zaúčtovania z dôvodu neskoršiemu preúčtovaniu záloh na základ a DPH (v momente vzniku daňového dokladu).
       

2.2. Po prevedení uzávierky:

      1. Skontrolujte a upravte v Nastavení - Program - Účtovné nastavenie - Účtovné obdobie, Nastavenie dielčích účtovných období a Kontrolu zápisov dátumu do dokladov.
         
      2. Pre každú Vami používanú agendu nastavte nové číselné rady - Denník - Faktúry vydané, prijaté, Ost. Pohľadávky, Ost. záväzky, Pokladňa - Funkcie - Číselné rady.
        V prípade pokladne je ešte potrebné po vytvorení nových číselných radov pridať rady k príslušným pokladniam. Pridávanie spravíte cez Funkcie - Číselník pokladni - Editovať - Číselná rada príjem/výdaj dokladov.
         
      3. V pôvodnej firme (roku) nerobte žiadnu uzávierku a dáta ponechajte tak ako sú. Pokiaľ to vyslovene potrebujete, poprípade to vyžaduje Váš daňový poradca, tak spustite v Účtovnom denníku vo Funkciách voľbu Ročný prevod - Doplnenie uzávierkových zápisov. Táto voľba nerobí žiadne vymazávanie dát, iba doplní do účtovného denníka zápisy, ktorými sa prevedú zostatky účtov na účty závierkové - Konečný účet súvahový a Účet ziskov a strát.
         
      4. V prípade, že budú ešte prichádzať účtovné doklady, ktoré patria do starého účtovného obdobia, je potrebné ich aj tam zaevidovať. Predpokladáme, že tieto faktúry budú uhrádzané v nasledujúcom účtovnom období a preto je potrebné ich aj do tohoto obdobia preniesť. Tento prenos faktúr zo starého roku zrealizujete podľa nasledovného postupu:
         
        • v starom roku cez menu Údržba - tlačítko Export - Faktúry (vyberieme príslušný cieľový adresár uloženia, typ DBF, vyberieme ktoré faktúry chceme prenášať vydané/prijaté a v nasledujúcom okne môžeme ešte zadať užšie parametre výberu).


           
        • Prejdeme do nového roku kde opäť zvolíme menu Údržba - tlačítko Import - Faktúry (nastavíme adresár kde je vyexportovaný súbor uložený, vyberieme vydané alebo prijaté faktúry, typ DBF, prípadne zaškrtneme ďalšie možnosti výberu). Faktúry sa do nového roku naimportujú so starými číslami pridelenými v starom roku aj s dátumami starého roku. Zaúčtovanie faktúr je možné previesť cez Funkcie - Zaúčtovanie dokladu, prípadne doklad bude zaúčtovaný automaticky pri úhrade faktúry so starými dátumami a príslušné účtovné zápisy budú označené ako ARCHívne. Takto označené zápisy sa do zostáv nového roku nezapočítavajú. Slúžia výhradne na kontrolu SALDOKONTA (viď výstupné zostavy v denníku 05.x).


           
      5. Po ukončení všetkých uzávierkových operácii v starom roku je potrebné zistené zostatky súvahových účtov z starého roku zápísať/zaktualizovať vo firme v novom roku - Denník - Funkcie - Ročný prevod - Import počiatočných stavov.

         
  1. Uzávierka skladu
     
    1. Uzávierka skladu má za cieľ zbaviť sa starých skladových dokladov a prípadne skladových kariet.
       
    2. Základným pravidlom je, že uzávierku NEROBÍME vo firme daného účtovného roku (obdobia), ALE AŽ VO FIRME S NOVÝM ÚČTOVNÝM ROKOM (OBDOBÍM), ktorá bola vytvorená pomocou funkcie "Skopírovať" vo "Voľbe a definícii firiem". Týmto sa v novom účtovnom roku zbavíme záznamov zo starého obdobia a nastavíme nové počiatočné stavy pre nový účtovný rok.
       
    3. Pretože ročný prevod skladu môže byť prevedený pre ľubovoľný dátum, skladová cena karty sa k danému dátumu vypočíta na základe počiatočného stavu a pohybu na karte. Táto skladová cena je potom počiatočnou cenou pre nové obdobie. Je preto nutné ešte pred prevedením prevodu skontrolovať a opraviť prípadné nesúlady v množstevnom a finančnom stave skladu a následne (pokiaľ účtujete v sklade) previesť kontrolu a prípadnú opravu zaúčtovania skladových pohybov. Pre tieto účely použite kontroly ako v kartách, tak v účtovnom denníku, pre opravy sú to funkcie pre "Prepočet počtu MJ v skladových kartách podľa pohybov v sklade..." a "Prepočet skladových cien v skladových kartách podľa pohybov v sklade..." Sama uzávierka prevádza len zjednodušený prepočet skladových cien, ale nezohľadňuje prevodné doklady a výdaje do mínusu.
       
    4. Pokiaľ je zvolená možnosť mazania kariet bez pohybov s nulovým stavom, potom karta nemôže mať žiadny pohyb a jej počiatočný a koncový stav musí byť nulový. Taktiež nie je zmazaná karta, ktorá je zaradená v dokladoch iných agiend (faktúry, objednávky...).
       
    5. Po prevedení prevodu nie je možné nájsť zaúčtovanie skladových pohybov, pretože budú zmazané.
       
    6. Ak po prevedení uzávierky je nutné zadať doklad do predchádzajúceho účtovného obdobia, po jeho pridaní urobíme kontroly a ak tieto kontroly nájdu chyby, spustíme potrebné prepočty. Potom v novom účtovnom období použijeme funkciu v Skladových kartách - Funkcie - Import do počiatočných stavov..., ktorý prevezme koncové stavy predchádzajúceho obdobia a nahrá ich do nového obdobia. V starom období sa nesmú vyskytovať žiadne doklady nového obdobia.
       
    7. Pred zadaním prvého dokladu v novom období nastavte nové číselné rady v Skladových pohyboch - Funkcie - Číselné rady.

 

  1. Uzávierka Maloobchodu
     
    1. Akcia "Ročná uzávierka" v maloobchodnej pokladni okrem bežného uzávierkového výpisu ponúkne, pokiaľ má obsluha právo mazať v archíve, aj zrušenie archívu dokladov a archívu uzávierok. Preto je rozumné ročnú uzávierku nespúšťať na archívnej kópii minulého roka, ale až na pracovnej kópii pre nový rok.
       
    2. Zrušenie archívu je možné kedykoľvek previesť i každým samostatne vyvolaním z ponuky Funkcie, pokiaľ ma obsluha príslušné práva.
       
    3. Zrušením archívu uzávierky a dokladov stratíme možnosť listovať v nich (bez prepnutia na archívnu "firmu"), preto sa veľkosť databázy zmenší o cca 130 byte za každý paragón a o cca 70 byte za uzávierku, t.j. 1 MB za každých 7 700 paragónu resp. 14 000 uzávierok. Úmerne k tomu sa zníži doba potrebná k zálohovaniu, upgrade atď. Pokiaľ archív dokladov v maloobchode nezrušíme, ale príslušné skladové pohyby v agende skladu áno, uvidíme v archíve paragónu síce všetky celkové súčty, ale jednotlivé položky paragónu už neuvidíme.

 

* Berte prosím do úvahy, že otázka a odpoveď môžu byť úzko zviazané s verziou programu aktuálnou v čase zverejnenia odpovede.

Súvisiace otázky nájdete v skupinách: Skip Navigation Links.

© 2005-2006 MRP - Company (C&B)